Privacy statement

Over de identiteit van de verwerker van persoonsgegevens

De Adelbert Vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Midden Nederland onder nr. 40479525.

De Adelbert Vereniging is georganiseerd in een Landelijk Bestuur en afdelingen. Om haar doelstelling te bereiken, verwerkt zij persoonsgegevens van onder meer haar leden.

In deze verklaring legt de Adelbert vereniging uit waarom en op welke wijze zij persoonsgegevens verwerkt, omdat de ADELBERT VERENIGING privacy van haar leden belangrijk vindt en omdat zij wenst te voldoen aan de regelgeving om privacy te beschermen. Dit is tevens het privacy beleid van de ADELBERT VERENIGING.

Welke gegevens verwerkt de ADELBERT VERENIGING?

De ADELBERT VERENIGING verwerkt alleen die gegevens die nodig zijn om haar doelstelling te bereiken. Dit behelst:

• Naam, adres en woonplaats van leden
• (Academische) titel
• Andere contact gegevens zoals e-mailadressen en telefoonnummers
• Geboortedatum (optioneel)
• Opleiding (optioneel)

 De ADELBERT VERENIGING verwerkt kopie identiteitsbewijzen van bestuursleden in verband met aanmelding bij de Kamer van Koophandel.
Voor zover een lid gebruik maakt van social media als twitter, LinkedIn en Facebook, wordt alleen een e-mailadres en naam van een lid van de ADELBERT VERENIGING verwerkt indien het lid zichzelf aanmeldt als volger op de social media. Dit geldt ook voor het gebruik van Whatsapp-groepen.
Indien een geïnteresseerde of aspirant lid de ADELBERT VERENIGING website bezoekt, kan deze zich aanmelden. Hiervoor worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Mailadres
• Voornaam
• Achternaam
• Afdeling

Waarom verwerkt de ADELBERT VERENIGING persoonsgegevens (grondslagen van verwerking)?

De bescherming van privacy is belangrijk bij het verwerken van (persoonlijke) gegevens.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door ADELBERT VERENIGING voor

1. uitvoering van overeenkomstendie de ADELBERT VERENIGING aangaat en voor het aangaan van lidmaatschappen conform haar statutaire doelstelling;
2. het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Soms is het verwerken van persoonsgegevens verplicht vanwege een wettelijke verplichting zoals fiscale verplichtingen en het doen van betalingen door penningmeesters of vanwege verenigingsrechtelijke verplichtingen waaronder inschrijving bij de Kamer van Koophandel van bestuursleden;
3. voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang: Om haar doelstelling als vereniging te kunnen bereiken en leden te verwittigen van de activiteiten van de ADELBERT VERENIGING en om te kunnen corresponderen met leden.

Verzamelde gegevens worden conform toepasselijke wet- en regelgeving verwerkt. Voor het gebruik van cookies op de website van de ADELBERT VERENIGING wordt verwezen naar het Cookie statement dat deel uitmaakt van dit privacy statement.

Bijzondere persoonsgegevens

De ADELBERT VERENIGING zal geen bijzondere persoonsgegevens verzamelen en of vastleggen zoals gegevens met betrekking tot politieke opvattingen, godsdienstige overtuiging of gezondheid.

De ADELBERT VERENIGING maakt soms foto’s van  gezamenlijke evenementen. Deze foto’s worden op een besloten gedeelte van de website geplaatst en zijn alleen toegankelijk met een wachtwoord. Indien het hoofdbestuur van de ADELBERT VERENIGING er voor kiest om zichtbaar te zijn op de website, zal het foto’s van leden van het hoofdbestuur plaatsen. Dit geschiedt met voorafgaande expliciete toestemming.

Rechten van betrokkenen

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie krijgt een ieder van wie persoonsgegevens wordt verwerkt een aantal rechten (hierna genoemd “Data Subject” of “betrokkene”). Deze staan hieronder vermeld. De ADELBERT VERENIGING spant zich in om hieraan zo goed mogelijk te voldoen. Een ieder die van diens rechten gebruik wenst te maken kan met de ADELBERT VERENIGING contact opnemen via secretaris@adelbertvereniging.nl

Categorieën van betrokkenen of Data Subjecten zijn:

• leden en aspirant-leden
• bestuursleden en hoofdbestuursleden
• deelnemers aan vergaderingen en evenementen

Hoe de ADELBERT VERENIGING met de rechten van ieder Data Subject omgaat, staat hieronder beschreven:

Recht op: Hoe gaat de ADELBERT VERENIGING hiermee om?

Informatie en inzage	Een Data Subject heeft het recht om te zien welke gegevens de ADELBERT VERENIGING verwerkt. Ieder die daartoe een verzoek indient, kan inzage krijgen en daarnaast verstrekt de ADELBERT VERENIGING informatie over het hoe en waarom zij gegevens verwerkt.
Rectificatie van persoonsgegevens	De ADELBERT VERENIGING past foutieve gegevens aan zodra een verzoek daartoe wordt ingediend.
Verwijdering van persoonsgegevens	Indien de ADELBERT VERENIGING daartoe verzocht wordt, kan de ADELBERT VERENIGING persoonsgegevens verwijderen. Het kan echter zijn dat de ADELBERT VERENIGING persoonsgegevens niet mag verwijderen vanwege een wettelijke verplichting of een ander gerechtvaardigd belang. In dat geval blijven de gegevens gehandhaafd.
Beperking	Als iemand het idee heeft dat de ADELBERT VERENIGING persoons-gegevens onrechtmatig of onjuist verwerkt, kan een verzoek ingediend worden om de verwerking te laten beperken. De ADELBERT VERENIGING honoreert een dergelijk verzoek, tenzij dit niet kan worden ingewilligd in verband met een andere wettelijke verplichting zoals het verplicht meewerken aan Justitiële verzoeken of fiscale verplichtingen.
Bezwaar	Voor de verwerking van persoonsgegevens kan ieder Data Subject bezwaar indienen. De ADELBERT VERENIGING zal een bezwaar in behandeling nemen en kenbaar maken wat zij daarmee doet. Indien het gaat om marketing, zal de ADELBERT VERENIGING verwerking beëindigen.
Overdraagbaarheid van gegevens	Persoonsgegevens kan een Data Subject laten overdragen. Hiertoe moet een verzoek worden ingediend bij de ADELBERT VERENIGING.
Indienen van klachten	Indienen van klachten Iedereen die vindt dat de ADELBERT VERENIGING niet handelt in overeenstemming met de regelgeving, kan daarover klagen bij de ADELBERT VERENIGING. Daarnaast kan een klacht ingediend worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruik van derden/verwerkers

De ADELBERT VERENIGING kan gebruik maken van professionele marktpartijen voor het organiseren van netwerkbijeenkomsten of voor het behartigen van haar doelstellingen en de belangen van haar leden te dienen. Deze professionele partijen kennen een zelfstandige verplichting op het gebied van gegevensbescherming en worden door de ADELBERT VERENIGING verplicht om te voldoen aan regelgeving op het gebied van dataprotectie, voor zover zij niet reeds zelfstandig hieraan voldoen. Vragen over deze professionele marktpartijen en over hun wijze van gegevensverwerking kunnen gesteld worden aan de ADELBERT VERENIGING:
secretaris@adelbertvereniging.nl.

Informatie-uitwisseling vindt zoveel mogelijk beschermd plaats en met in achtneming van alle geldende regels op het gebied van data protectie en uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk voor het behartigen van de doelstellingen van de ADELBERT VERENIGING en haar leden dan wel voor de uitvoering van de Overeenkomsten die de ADELBERT VERENIGING heeft gesloten. 

Alle gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen die gelden in Nederland en binnen de Europese Unie. Door lid te worden van de ADELBERT VERENIGING gaat een lid akkoord met het beleid van de ADELBERT VERENIGING op het gebied van privacy zoals vervat in dit document.

De ADELBERT VERENIGING is uitdrukkelijk niet verantwoordelijk voor door ADELBERT VERENIGING- afdelingen en -kringen opgezette Whatsapp-groepen of andere sociale media waaraan deelname door leden op vrijwillige basis geschiedt.

De ADELBERT VERENIGING acht de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar leden en bezoekers van haar website van het grootste belang en draagt zorg voor de verwerking van gegevens met in achtneming van alle toepasselijke regelgeving en draagt hiervoor eindverantwoordelijkheid. Bezoekers van de website worden niet door de ADELBERT VERENIGING gevolgd.

De categorieën van ontvangers van persoonsgegevens zijn:

• professionele marktpartijen die de ADELBERT VERENIGING faciliteren De professionele marktpartijen waarvan de ADELBERT VERENIGING gebruik maakt zijn de website bouwer en hoster,
• archief: KDC voor het landelijk archief
• De ADELBERT VERENIGING sluit verwerkersovereenkomsten voor zover deze partij geen zelfstandige verplichting heeft tot het verwerken van persoonsgegevens.

Duur van het aanhouden van gegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de duur die noodzakelijk is. Veel gegevens zijn van historisch belang voor de ADELBERT VERENIGING en kunnen dus voor een langere tijd bewaard worden. Dit dient een gerechtvaardigd belang van de ADELBERT VERENIGING.

Persoonsgegevens die vermeld staan op bankpassen worden vernietigd zodra een penningmeester is uitgetreden.

Beveiliging van persoonsgegevens

De ADELBERT VERENIGING werkt onder meer waar nodig met versleutelde communicatie en beveiligde verbindingen. De ADELBERT VERENIGING draagt zorg voor bescherming van haar ledendatabank. Daarnaast heeft de ADELBERT VERENIGING maatregelen genomen met betrekking tot bewaren van gegevens die ingeschat worden als hoog risico, zoals het bewaren van identiteitsbewijzen of informatie daaruit. De ADELBERT VERENIGING werkt met wachtwoorden voor afgeschermde gegevens.

Voor fysieke stukken heeft de ADELBERT VERENIGING als richtlijn deze zodanig te bewaren dat onbevoegde derden geen toegang hiertoe hebben of zich makkelijk toegang daartoe kunnen verschaffen.

De ADELBERT VERENIGING draagt overigens geen verantwoordelijkheid voor het gebruik van privé computers van leden waarop persoonsgegevens van ADELBERT VERENIGING-leden kunnen voorkomen of waarop informatie van de ADELBERT VERENIGING wordt ontvangen.

Wijzigingen

De ADELBERT VERENIGING behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement.

Voor vragen kan contact opgenomen worden met de ADELBERT VERENIGING via secretaris@adelbertvereniging.nl

Dit Privacy Statement is opgesteld in juli 2019 en van kracht sinds 19 juli 2019.

(versie 1.0./juli2019/IH)